Attribuer une dotation volontaire CPF à vos salariés
Guide complet pour préparer votre fichier CSV, déposer votre demande sur EDEF et effectuer votre virement en toute sécurité.
Ce guide accompagne les équipes RH, paie et direction dans chacune des étapes du processus d’attribution d’une dotation volontaire via la plateforme EDEF.
Suivez les instructions pas à pas pour créditer le CPF de vos salariés sans erreur.
Qu’est-ce qu’une dotation volontaire CPF ?
La dotation volontaire permet à un employeur d’abonder directement le Compte Personnel de Formation (CPF) de ses salariés. C’est un levier concret pour financer des projets de formation en lien avec les besoins de votre entreprise, tout en laissant à chaque salarié la maîtrise de son parcours.
Cette dotation peut être utilisée de deux façons :
- Financer un projet de formation spécifique déjà identifié par l’employeur, en associant un code de certification au dossier.
- Alimenter directement le CPF du salarié, qui disposera alors de droits supplémentaires pour financer la formation de son choix.
Si vous souhaitez que la dotation finance une certification précise (titre, diplôme, certification enregistrée au RNCP ou au RS), vous pouvez associer le code de certification correspondant lors du dépôt du fichier. Dans les autres cas, la dotation vient s’ajouter librement au solde CPF du salarié.
La dotation volontaire est versée par l’employeur et créditée sur le CPF du salarié.
Elle peut financer un projet de formation précis ou simplement alimenter le solde CPF.
L’employeur choisit le montant attribué à chaque bénéficiaire.
Une certification peut être associée à la dotation si le projet de formation est déjà identifié.
Le processus passe obligatoirement par la plateforme EDEF.
Pour en savoir plus sur les différents types de dotations disponibles, consultez la page officielle dédiée.
Les 4 grandes étapes du processus
Attribuer une dotation volontaire suit un processus structuré en quatre étapes distinctes. Chacune est indispensable pour que les fonds soient correctement transmis et crédités sur le CPF de vos salariés.
Préparer le fichier
Renseigner les bénéficiaires, montants et certifications dans un fichier CSV ou XLSX.
Déposer sur EDEF
Se connecter, choisir le type de dotation, importer le fichier et valider la demande.
Effectuer le virement
Réaliser le virement avec la bonne référence, dans les délais impartis.
Effectuer le virement
Réaliser le virement avec la bonne référence, dans les délais impartis.
Préparer le fichier CSV
Le fichier CSV (ou XLSX) est la pièce centrale de votre demande. Il liste l’ensemble des salariés bénéficiaires avec les informations requises. Sa bonne préparation conditionne le succès de toute l’opération.
Utiliser le modèle officiel
Un modèle de fichier est disponible directement sur la plateforme EDEF. Il est fortement conseillé de l’utiliser plutôt que de créer votre propre structure, afin de garantir la conformité du format attendu. Vous pouvez déposer votre demande au format .csv ou .xlsx.
Informations à renseigner dans le fichier
Chaque ligne du fichier correspond à un salarié bénéficiaire. Vous devez renseigner les colonnes suivantes :
- Numéro de sécurité sociale — le NIR complet du salarié (13 chiffres + clé = 15 caractères)
- Nom de naissance — tel qu’il figure sur la pièce d’identité officielle, sans abréviation
- Montant de la dotation — en euros, sans symbole, avec le point ou la virgule comme séparateur décimal selon le format du modèle
Exemple de fichier CSV
Voici la structure attendue de votre fichier (modèle simplifié à titre illustratif) :
- Utilisez toujours le modèle officiel téléchargé depuis EDEF.
- Vérifiez le séparateur de colonnes utilisé (point-virgule ou virgule selon le paramétrage de votre logiciel).
- Supprimez toutes les lignes vides avant le dépôt — elles peuvent provoquer des erreurs de traitement.
- Contrôlez chaque numéro de sécurité sociale : 13 chiffres + clé (15 caractères au total).
- Vérifiez les noms de naissance (pas de surnom, pas d’abréviation, pas de tiret manquant).
- Contrôlez que la somme des montants du fichier correspond exactement au virement que vous allez effectuer.
- Homogénéisez les formats numériques : n’utilisez pas à la fois des points et des virgules comme séparateurs décimaux.
- Tout écart dans les données (numéro de sécurité sociale incorrect, nom mal orthographié) peut bloquer le traitement de la dotation.
- Les données doivent être exactes et correspondre à l’état civil réel de chaque salarié.
- Le montant total du fichier doit correspondre au montant du virement. Tout écart entraîne un blocage ou un retard dans l’attribution.
- En cas de doute sur le format d’un code certification, consultez le répertoire officiel RNCP / RS avant de renseigner le champ.
Déposer la demande sur EDEF
Une fois votre fichier prêt, rendez-vous sur la plateforme EDEF pour déposer votre demande de dotation volontaire. La procédure se déroule en plusieurs étapes guidées depuis votre espace.
- Connectez-vous à votre espace EDEF
Accédez à la plateforme avec vos identifiants employeur. Si vous n’avez pas encore de compte, consultez la page « Démarrer sur EDEF ». - Sélectionnez la typologie « Dotation volontaire »
Dans le menu de création de demande, choisissez bien le type « Dotation volontaire » afin de suivre le bon processus. - Téléchargez le modèle de fichier si nécessaire
EDEF met à disposition un modèle CSV ou XLSX directement depuis cette étape. Téléchargez-le si vous n’en disposez pas encore. - Importez votre fichier
Déposez votre fichier CSV ou XLSX renseigné. La plateforme effectue automatiquement une vérification préliminaire du format. - Validez le fichier
Après l’import, EDEF affiche un récapitulatif des lignes chargées. Vérifiez que tous les bénéficiaires sont bien reconnus et que les montants sont corrects. - Personnalisez la demande si besoin
Vous pouvez nommer ou labelliser votre demande pour faciliter votre suivi interne (ex. « Dotation juin 2025 — équipe commerciale »). - Accédez au récapitulatif de la demande
Avant la finalisation, un récapitulatif complet est présenté : nombre de bénéficiaires, montant total, détails. Vérifiez attentivement. - Accédez à l’étape de paiement
Une fois la demande validée, la plateforme vous fournit les informations de paiement (coordonnées bancaires et référence de virement obligatoire).
Effectuer le virement
Après validation de votre demande sur EDEF, vous devez procéder au virement bancaire correspondant. Cette étape est indispensable : sans réception du paiement, les fonds ne peuvent pas être attribués aux salariés.
Comment procéder au virement
- Après validation de la demande sur EDEF, les coordonnées bancaires et la référence de virement vous sont communiquées directement sur la plateforme.
- Vous pouvez également télécharger un document « Appel de fonds » depuis EDEF, qui récapitule toutes les informations nécessaires pour votre service comptabilité ou votre banque.
- Effectuez le virement depuis le compte bancaire de votre entreprise vers le compte indiqué.
- Renseignez scrupuleusement la référence de virement communiquée dans le libellé ou la référence du virement.
- Le montant viré doit correspondre exactement au montant total de la demande déposée.
La référence de virement fournie par EDEF est indispensable. Sans elle, le virement reçu ne peut pas être rapproché de votre demande de dotation.
- Si la référence n’est pas reportée correctement dans le libellé du virement, la dotation ne pourra pas être identifiée.
- Sans correspondance entre le dépôt EDEF et le virement reçu, les fonds ne pourront pas être attribués correctement aux salariés bénéficiaires.
- Vérifiez que votre service comptabilité ou votre banque copie bien la référence sans la tronquer ni la modifier.
Suivre la dotation
Une fois le virement effectué et reçu, la dotation est traitée et les fonds sont crédités sur les CPF des salariés bénéficiaires. Vous disposez d’un espace de suivi dédié sur EDEF pour monitorer l’avancement de vos demandes.
Ce que vous pouvez consulter dans l’espace de suivi
- Le statut de chaque demande (en cours de traitement, validée, rejetée, etc.).
- Le montant total de la dotation et sa ventilation par bénéficiaire.
- La liste des bénéficiaires et les informations associées à chaque ligne du fichier.
- Les éventuelles anomalies ou rejets de lignes, avec les motifs détaillés.
- Un tableau de bord synthétique pour piloter l’ensemble de vos dotations.
En cas d’anomalie sur une ou plusieurs lignes du fichier, EDEF vous en informe avec les motifs correspondants. Vous pourrez alors corriger les informations concernées et soumettre une demande complémentaire si nécessaire.
Comment attribuer une dotation volontaire
La page d’aide officielle détaillant la procédure complète d’attribution d’une dotation volontaire sur Mon Compte Formation
Démarrer sur EDEF
Guide de prise en main de la plateforme EDEF : création de compte, premiers pas et fonctionnalités disponibles pour les employeurs.
Guide officiel PDF 2025
Le guide complet dédié à l’attribution d’une dotation, au format PDF, mis à jour pour 2025. À télécharger et conserver comme référence.
FAQ et informations employeurs
La page dédiée aux employeurs avec des réponses aux questions fréquentes sur la formation des salariés via Mon Compte Formation.
Comprendre les types de dotations
Présentation des différents types de dotations disponibles (volontaire, abondement correctif, etc.) et de leurs spécificités pour les employeurs.
Tutoriel vidéo officiel
Un tutoriel vidéo officiel est disponible pour accompagner les employeurs dans leurs démarches sur EDEF. Il illustre concrètement les étapes du dépôt d’une dotation volontaire.
